問い合わせメールの仕分け・一次返信が手作業で追いつかない

見積依頼も請求も応募も同じ受信トレイに並び、どれが急ぎかは開くまで分かりません。詰まるのは「仕分け」と「まず受け取ったと知らせる一次返信の文面」で、AIに下書きを作らせるより先に標準機能で組めます。

※手順は2026年8月時点のGoogle公式ヘルプに基づく、パソコン版Gmailのものです。画面の表記は変更されることがあります。会社のGoogleアカウント(Google Workspace)では転送やテンプレートが使えないことがあり、社内の管理担当に確認してください。

1ラベルを先に作る

左メニューの「ラベル」→「新しいラベルを作成」で、「見積」「請求」「応募」など自分の分け方を名前にします(なければ下の「もっと見る」)。階層にするなら「次のラベルの下位にネスト」で親を選びます。

2フィルタでラベルを付ける

過去のメールもまとめるなら「一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを(Gmailヘルプ)。条件は検索演算子でも書け、件名なら subject:(見積 OR 御見積 OR 概算) の形です(OR は大文字)。作ったフィルタは「フィルタとブロック中のアドレス」で直せます。

「受信トレイをスキップ(アーカイブする)」を付けると受信トレイから消えてラベルの中だけに入り、見落とします。落とせない問い合わせには使わず、通知メールにだけ使ってください。

担当者へ回すメールはフィルタの「転送する」でも渡せます(転送先は先に「メール転送と POP/IMAP」で登録・承認)。この設定画面で「受信メールを次のアドレスに転送」を選ぶと、届いたメールが全部その相手に転送されます。特定の問い合わせだけ渡すなら「転送を無効にする」のままに(Gmailヘルプ)。

3一次返信のテンプレート

1. 「詳細設定」で「テンプレート」を「有効にする」にして保存します。
2. 「作成」で新規メールに受け取った旨と回答の目安を書き、「その他」→「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」で名前を付けます。
3. 使うときは同じメニューの「テンプレートを挿入」で選び、相手の名前を足して送ります(Gmailヘルプ)。

4自動送信は条件を見てから

フィルタの「テンプレートを送信」なら、条件に一致したメールへ自動で定型文を返せます。条件がずれれば意図しない相手にも飛びます。送信は取り消せないので、ラベル付けだけの運用で条件が安定してから足すのが安全です。

標準機能で足りなくなったら → 繰り返し作業の自動化は何から

5受信トレイを種類別に分ける

1. 設定の「受信トレイの種類」で「マルチ受信トレイ」を選びます。
2. 「カスタマイズ」でセクションごとに条件を入れます(label:見積 is:unread は未読の見積)。
3. セクション名・表示件数・位置を決めて保存します。戻すなら「デフォルト」を選び直します(Gmailヘルプ)。

6「返信待ち」をスターで持つ

一次返信を送ったらスターを付けます。左の「スター付き」が返信待ちの一覧になり、終わったら外します。

うまくいかない時は

件数がいちばん多い1種類から、ラベル・フィルタ・テンプレートを1組そろえてみてください。